Zum Start einer neuen Box lassen sich Kurse bzw. Kursanmeldungen oft noch einfach über Facebook, E-Mail oder WhatsApp organisieren.Die meisten CrossFit Boxen arbeiten spätestens ab einer gewissen Anzahl an Mitgliedern mit Online Kursbuchungssystemen um den An- und Abmeldegewohnheiten von Mitgliedern aus zeitlichen und organisatorischen Gründen überhaupt noch Herr zu werden.
10 Teilnehmer, 80 Member – wer darf, wer kann, wer muss?
Statistiken über Mitglieder, das Buchungsverhalten und die Box an sich sind als Geschäftsinhaber zusätzlich ganz. Oder auch der Online Verkauf von Mitgliedschaften, Karten und Probetrainings – der Hauptgrund für die Einführung eines Buchungssystems ist normalerweise jedoch die Anmeldung bei Kursen flexibel für die Kunden zu halten und als Trainer Zeit zu gewinnen in dem die An- und Abmeldung automatisch läuft.
Eine Kursanmeldung startet bei der Festlegung der maximalen Teilnehmeranzahl – doch reicht das?
Quiz-Frage: Wenn Donnerstag um 15:23 Uhr 10 Teilnehmer zu deinem 18:00 Uhr Workout angemeldet sind. Wie viele von den 10 erscheinen dann wirklich?
Antwort: 2 bis 15 😉
In beiden Fällen ist es ein Nachteil für dich als Trainer oder Inhaber und für deine Mitglieder.
Kommen nur 2 Mitglieder, so konnten 8 andere Mitglieder nicht trainieren, obwohl sie gerne teilgenommen hätten. Und dein Kurs zu leer. Kommen 15 Mitglieder, dann vermutlich weil 5 dachten, es sagen eh noch genug Leute kurzfristig ab. Und dein Kurs zu voll.
7 Buchungsregeln mit Best Practice Zeiten!
Folgende 7 Buchungsregeln helfen dir, solche Situation zu kontrollieren. So bist du zufrieden und deine Kunden auch!
- Buchbar ab
- Buchbar bis
- Stornierbar bis
- Buchungen pro Woche/Monat
- Kurse pro Tag
- Max. Buchungen in Zukunft
- Mitglieder/Kurs-Gruppierungen
Die wichtigsten 3 Regeln pro Kurs
Buchungsregeln pro Kurs regeln die Teilnahme von allen Kunden für einen Kurs.
1) “Buchbar ab” 7 Tage vorher
Mit der “Buchbar ab” Zeit legst du fest, ab wann deine Kunden eine einzelne Kurseinheit buchen dürfen.
Bei einer Einstellung von 7 Tagen vor Kursbeginn, kann ich als Kunde frühzeitig genug meinen nächsten Kurs buchen, wenn ich normalerweise jeden Mittwoch um 18:00 Uhr zum Workout gehe.
Gleichzeitig bleibt die Zeitplanung für alle flexibel, sodass Kurse nicht sinnlos weit in der Zukunft blockiert werden, nur um den Platz schon mal zu sichern.
Gerade im CrossFit Bereich funktionieren Zeiten zwischen 4 und 10 Tagen mit der typischen Kundenzielgruppe sehr gut!
2) “Buchbar bis” 60 Minuten vorher und automatischem Nachrücken
Durch die Einstellung “Buchbar bis” kannst du festlegen, bis wann deine Mitglieder sich für Kurseinheiten noch anmelden dürfen.
Eine Regelung kann sein “bis 0 Minuten vorher” und deutet so viel wie: wenn noch Platz ist, dann meld dich halt an und komm vorbei. Spätestens wenn die Kurse voll werden und es Wartelisten gibt, führt diese Regel oft zu Schwierigkeiten, wenn Kunde ebenfalls kurzfristig absagen dürfen.
Je mehr Disziplin und Planungssicherheit du haben möchtest, desto höher sollte diese Zeit eingestellt sein. Je mehr Flexibilität du deinen Kunden bietet möchtest, desto niedriger sollte Buchbar bis hinterlegt sein.
Zeit von 0 Minuten oder 30 Minuten funktionieren gut für Kurse die meist nicht komplett voll sind. Sagen Kunden kurzfristig ab und es rutschen Teilnehmer von der Warteliste nach, so sind 30 Minuten oft zu kurz, um noch vernünftig zum Training kommen zu können.
Mit 60 Minuten hast du meist einen vernünftigen Trade Off für Teilnehmer, Wartende und Trainer.
3) Stornierbar bis 120 Minuten vorher inkl. Absage mit Strafe
Durch “Stornierbar bis” legst du fest bis wann ein Teilnehmer seinen Kurs noch absagen darf. Ist ein Kurs nicht mehr stornierbar, so gilt die Kurseinheit für den Kunden als teilgenommen und wird von seinen erlaubten Buchungen abgezogen.
Sofern die Zeit hoch eingestellt ist, hast du selber natürlich eine hohe Planungssicherheit – allerdings nur wenn Kunden mit Karten oder wöchentlichen Limitierungen buchen und deine Kunden haben weniger Flexibilität bei ihrer Zeitplanung. Hast du viele Flatrate Kunden, so werden diese die Stornierbar bis Regel nicht immer ernst genug nehmen.
Je niedriger die Zeitspanne, desto mehr Flexibilität für deinen einzelnen Kunden. Gerade für kurzfristige Absagen und Nachrücker von der Warteliste ist die in Summe allerdings ein Nachteil und im Zweifel ist dein Kurs nicht ausgelastet.
Tipp: Absage mit Strafe kannst du zusätzlich benutzen, damit Teilnehmer aus Rücksicht auf die Wartenden trotzdem absagen können und somit anderen noch früh genug die Möglichkeit geben können am Kurs teilzunehmen.
Die wichtigsten 3 Regeln pro Kunde
Abgesehen von Buchungsregeln die für alle Kunden für einen Kurs gelten, lassen sich Regeln festlegen, die die Teilnahme eines einzelnen Kunden für alle Kurse definieren.
4) 2-3 Buchungen pro Woche oder Flatrate mit Disziplin-Limitierung
Meistens ist dies eine Einstellung die direkt durch den vom Kunden gebuchten Vertrag vorgegeben ist.
Haben deine Kunden oft eine Limitierung von 2 oder 3 Kursbuchungen in der Woche, so sind die Regel 3 (Stornierbar bis) ein wirksames Mittel für mehr Disziplin, da die Buchung verfällt, wenn er nicht rechtzeitig absagt.
Hast du viele Flatrate Kunden, so wächst der Bedarf meistens die Kunden mit Regel 5 und 6 zu mehr Disziplin zu bewegen.
5) 1-2 Kurse pro Tag
Mit der Limitierung, dass ein Kunde nur 1 Kurs pro Tag buchen darf, stellst du in erster Linie sicher, dass Flatrate Kunden nicht Plätze in mehreren Kurse pro Tag blockieren.
Die meisten Kunden halten sich von alleine an solche Regeln. Sofern jedoch nicht, lässt sich die Diskussion mit dem Kunden einfach technisch aus dem Weg räumen und pro Tag eine Limitierung pro Kunde einführen.
Meistens macht zudem es selten Sinn, dass Kunden zu 2 Workouts an einem Tag gehen. Ausnahmen sind z.B. Open Gyms. Hierzu kannst du eine Kombination mit Limitierung auf Kursgruppen (Regel 7) anwenden.
6) 3 Maximale Buchungen in Zukunft alias Mallorca-Handtuch-Funktion
Ebenfalls eine Regelung eher für Flatrate-Kunden mit etwas weniger Disziplin. Bucht Kunde zum Beispiel 10 Kurse in einer Woche, weil er den Platz erstmal sicher haben möchte, so hast du mit der Regel 6 ein Mittel zu Regulierung.
Stellst du zum Beispiel ein, dass ein Kunde nur 3 maximal Buchungen in Zukunft haben darf, so muss er nach 3 Buchungen erst zu einer Kurseinheit von diesen hingehen um dann wieder die nächste Kurseinheit buchen zu dürfen.
Open Gym und Advanced Kurse limitieren
7) Mittels Kurs-Gruppierungen die Kurse nur für bestimmte Kunden zulassen
Häufiger gibt es in Boxen Limitierungen, dass Anfänger nur zu bestimmten Kursen für Beginner gehen sollen und nicht für Advanced Kurse zugelassen sind. Oder die Open Gyms dürfen nur von Kunden gebucht werden, die einen Flatrate Vertrag bei dir haben.
Um die Teilnahme an verschieden Kursarten grundsätzlich zu limitieren, lassen sich Kurse und Kunden in der Regel Gruppen einteilen und mit Regeln versehen.
Fazit
Die aufgeführten Buchungsregeln sind Best Practice Empfehlungen, die wir unseren appointman Kunden mit an die Hand geben und bei denen wir diese tagtäglich im Einsatz sehen.
Definitiv ist es erlaubt und erwünscht von den empfohlenen Zeiten ab zu weichen – hier gilt es das Buchungsverhalten und die jeweilige Situation in deiner Box zu beobachten. Auch ist es wichtig welche Vertragsarten deine Kunden überwiegend gebucht haben. Übrigens kann es für Kunden auch Sinn machen ihre Laufzeitverträge mit einer 10er-Karte zu kombinieren um je nach Jahreszeit oder Urlaubssituation mehr trainieren zu können.
Du willst mit uns persönlich über die Buchungsregeln für deine Box diskutieren? Drop me a line at marc.petersen@appointman.net und wir tauschen uns aus 😉
Du willst die Buchungsregeln alle anwenden und hast appointman bei dir nicht im Einsatz?
